一、基层党政机关办公室文秘工作的意义与原则

基层党政机关办公室的文秘工作在整个机关运转中起着重要的作用。文秘工作是指协助机关领导进行办公室日常工作以及相关事务的管理和协调工作，是协调和组织机关内外工作的重要桥梁，从而推动机关办公室的高效运行。党政机关办公室的秘书工作包含了文件起草、处理来文去信、会议记录等内容，由文秘工作人员承担。因此，文秘工作人员亦成为领导与下属、内外机构之间沟通的纽带，他们在工作中协助机关领导安排会议、调度时间表和会议室等事务，其熟悉和掌握机关内各部门的情况，能够及时、有效地处理和协调内外事务，提高机关的工作效率。具体而言，在档案管理方面，文秘工作人员负责机关内部文件的归档、管理和传递，保障了机关工作有序、信息畅通。在机关财务方面，文秘人员负责机关财务的报销和票据登记，确保机关经费的合理使用，防止财务违规行为的发生。

二、基层机关单位文秘工作效率提升的策略

（一）建立完善的管理制度

建立完善的管理制度是实现文秘工作与纸质档案信息安全管理有效融合的基石。这一过程需要系统性思考，全面规划，以保证两个领域的无缝衔接和协同运作。制度体系的构建应当从顶层设计着手，明确文秘工作和档案管理的战略定位及其在基层机关单位整体运营中的角色。制定详细的规章制度，划分职责边界，明确各部门及岗位的具体任务和权限。这不仅有助于避免工作中的混乱和重复，还能促进各环节的有序衔接，提高整体运作效率。工作流程的优化是管理制度完善的关键环节。通过梳理现有流程，识别冗余或低效的环节，进行精简和重组。例如，在文件传递过程中，可以引入电子化审批系统，减少纸质文件的往来；在档案归档环节，可以设置自动化分类和编号机制，降低人为错误。这些优化措施不仅能够提高工作效率，还能降低信息安全风险。信息共享机制的建立是促进文秘工作和档案管理协同发展的重要保障。搭建统一的信息平台，实现数据的实时更新和共享。文秘人员在处理日常文书时，可以便捷地查阅相关档案信息；档案管理人员则能及时掌握新生成文件的情况，做好归档准备。这种双向互动不仅提高了信息利用效率，还能确保档案的及时性和完整性。

（二）优化工作方式和状态

行政文秘人员作为基层机关单位领导的助手，应该保持清醒、敏锐、高效、全能、信息化、协调、果断的工作方式和状态。在基层机关单位经营战略方向上要保持清醒；在基层机关单位运行过程中对方向和政策的把握以及可能出现的苗头性问题要保持敏锐；在日常事务和活动安排上要保持高效；在解决和处理疑难问题时要有足够的对策和能力；在整理基层机关单位信息资源时要做到及时、准确和全面；积极开展对外沟通以及内部沟通工作时要统筹协调；在帮助领导决策和执行时要果断。

（三）提升自动化办公工具的使用效率

就当前来看，国内许多文秘人员已经能够适应办公自动化发展引起的工作模式上的转变，不过，仍然存在一些文秘人员采用传统工作模式开展日常工作，如此既会使得自身工作效率较低，更会放慢整个部门的工作速度。所以，在引入办公自动化的基础上，还需要对文秘人员综合素质采取针对性的提升措施。熟练使用有关办公软件与工具。在文秘工作中，较常使用的办公软件有Word、Excel、PowerPoint等，文秘人员必须能够熟练使用这些软件，需要进行针对性学习，从而提高使用灵活度。此外，文秘人员也需掌握基层机关单位专属定制的办公软件，如文件加密软件等，如此方可确保资料数据在传送期间的安全性。灵活使用现代办公设施。在自动化办公模式下，电脑设备是支持自动化办公的关键工具，要求文秘人员掌握正确的使用方法。同时，在日常工作中，文秘人员也会接触到其他类型的办公设施，例如打印机、投影仪、传真机等，都要求文秘人员做到充分了解与熟练使用。

（作者：张淼  焦作煤业（集团）有限责任公司赵固二矿）