电子会务手册迈入小程序时代，会务组织更加智慧高级

曾几何时,大家在开会的时候,每位与会者都收到一本精心制作的小册子,封面一般会叫“会务手册”。

关于会务的一切信息,像会务介绍、日程安排、与会嘉宾、会务组织人员的联系方式等,都可以在这个小册子上找到。

曾经,它也是每个会务组织者用心最多的环节之一——一个设计精美信息完善的会务手册,不仅是与会者获取会务信息、顺利参会的保障,更是会务组织方专业能力的体现。

近些年,在PDF会务手册,H5(手机网页)版会务手册之后,小程序版的电子会务手册异军突起,并受到了众多高端会务的追捧(青睐)。就此,我们特别采访了眨眼猫(北京)科技有限公司的总经理杨立峰,请他就电子会务小程序的发展趋势发表一下专业的意见。

问:我们注意到,眨眼猫电子会务手册小程序近期应用到了大量的规模较大级别较高的会务中,能给我们举几个例子吗?

杨:是的,我们从2022年开始推出智慧会务小程序,是市场上较早使用数字化智慧化工具来赋能会务组织的公司之一。在2023年,我们发现会务手册是每一个会务共同的刚性需求,于是我们推出了电子会务手册小程序产品。短短不到一年时间,已经被诸如中国—东盟环境合作论坛、中国原生民歌节、江西文博会、世界大学女校长论坛、大中華酒店集团年度峰会、某集团党建共同体工作推进会、海南金融服务周、六五环境日国家主场活动等数十个重要会务采用。我们还欣喜地发现,随着我们不断提升效率降低成本,越来越多的中小型会务也在选择使用电子会务手册小程序。

眨眼猫电子会务手册小程序部分案例展示

问:通过您的观察,您觉得这些会务选用电子会务手册小程序的原因是什么?

杨:我们在每一场会务中,都通过“客户旅程地图”全程了解客户的诉求与期待。通过这些总结和分析,我们发现他们使用电子会务小程序的主要原因有以下几点:

与会者更方便。电子会务手册小程序呈现的内容丰富,查找方便,打开快速,一键分享。特别适合与会者了解、查看会务信息。

会务组织者有面子。会务组织方往往想要给与会者留下一个深刻难忘的印象,尤其要体现出会务的“高大上”。这时如果有一个设计精美、功能全面、使用方便的电子会务手册小程序,能够为会务组织工作大大地加分。

信息传递效率的需要。现在是一个信息爆炸的时代。一次会务所承载信息的数量和类型是繁多的,这时再采用微信群或网盘去分享会务资料、会务照片、发言稿、会务视频等会务信息的话,就显得落后且不方便。小程序可以随时发布这些信息,并可以为不同信息设置不同的访问权限,满足了信息高效、安全传递的需要。

减轻会务组织负担。传统会务手册的修改非常不方便,如果印刷好了就更难修改了。传统的会务报名、会务信息咨询、会务信息传递的工作量也非常大。有了电子会务手册小程序,这些问题都可以迎刃而解,即时修改即时查看,让会务组织者可以把精力放在更加重要的事情上去。

会务成果集中展示的需要。我们发现,很多会务在开会时,由于时间原因,对大部分议题只能蜻蜓点水,无法深入介绍。有了电子会务手册小程序,他们可以将会议议题的详细内容,以图文、视频、PDF文件等形式放到小程序上让感兴趣的与会者深入了解,从而扩大会务成果。

最后,我们也通过不断积累模板和功能、优化服务流程来降低服务成本。现在,最低500元起、1天时间就能拥有标准功能的电子会务手册小程序,从而使会务组织者不再为时间、预算所担心。

眨眼猫电子会务手册小程序部分模板展示

问:有了电子会务手册小程序后,那原来印刷版的会务手册还要不要呢?

据我们观察,在很多规模较大、等级较高的会务中,依然会提供印刷版的会务手册。但它也在悄然转型。首先是不再每人一份,而是只提供给与会的主要领导。二是印刷版会务手册的内容进行了大幅精减,只提供会务重要信息和日程安排,与会者想了解更多信息,就扫手册上的小程序码,进入电子会务手册小程序看详情就好了。

这样,减少了印刷版电子会务手册内容修改的风险,也符合绿色环保的办会理念。

问:最后一个问题,为什么是小程序呢?用H5是不是可以成本更低?

杨:实际上我在创业的前10年里,一直是专注于H5开发的,我把它归纳于手机版网页,或者叫自适应网页的开发。所以我们一点儿也不排斥H5。之所以现在选择小程序平台,是因为它确实有更大的好处。

不知道你们发现没发现,你能叫得上来的大部分知名的APP现在都有小程序版。比如打车的、订餐的、买药的、购物的等等。连国务院及各级政府部门办事也在频繁使用小程序。为什么呢?因为一是它用户体验好,打开速度快,个人信息比如手机号、地址等可以不用输入,一键授权。二是它容易再次进入。比如您开个会,如果给您个H5链接,您可能看一次就找不到了。但如果给您个小程序,现在大家都知道在微信界面一下拉就找到了。最后,小程序的入口非常丰富,可以说,能挂H5的地方,就能挂小程序。

此外,我们认为H5成本更低的观念其实是不对的。小程序开发中可以调用微信大量的现成接口,所以成本上实际可能更低。

所以并不是我们排斥H5,也不是我们不能做H5,而是我们认为小程序是目前最合适的平台。

通过对眨眼猫(北京)科技有限公司的总经理杨立峰的采访,我们初步了解了电子会务手册小程序的发展情况及有哪些好处。在这个数字化、智慧化的时代,我们也相信更多像眨眼猫电子会务手册小程序一样的产品,会带给会务组织更多周到完善的服务。希望会务这个传统行业,也能插上数智化的翅膀,变得更高级,更高效!